Procesbeschrijving

Dit proces beschrijft het beheer van activiteiten, locaties en begeleiders binnen het Mokum-systeem, inclusief gegevensverwerking en beheerstappen. Daarnaast omvat het het aanmaken van makelaarsaccounts buiten het Mokum-systeem.

Binnen het Mokum-systeem spelen verschillende actoren een cruciale rol bij het organiseren en faciliteren van activiteiten. Elk van deze actoren draagt bij aan het succesvol verloop van het proces door hun specifieke verantwoordelijkheden en taken. Hieronder worden de belangrijkste actoren van het systeem beschreven, samen met hun rol en bijdrage aan het geheel.

Functioneel beheer We maken gebruik van Keycloak om makelaarsaccounts aan te maken. Dit proces vindt dus buiten de Mokum-beheeromgeving plaats om makelaars snel en efficiënt toe te voegen aan de omgeving.

Activiteiten Verwijst naar de diverse activiteiten die worden gecreëerd, gecoördineerd en gefaciliteerd binnen de Mokum-applicatie. Deze activiteiten omvatten een breed scala aan evenementen, zoals sportactiviteiten, educatieve workshops en culturele programma's. Makelaars van activiteiten zijn verantwoordelijk voor het aanmaken en beheren van deze activiteiten binnen de app, waarbij ze streven naar een gestroomlijnde organisatie en een optimale ervaring voor deelnemers.

Makelaar: Als initiatiefnemer van activiteiten binnen het Mokum-systeem, is de makelaar verantwoordelijk voor het opzetten, plannen en beheren van activiteiten. Zij selecteren locaties, wijzen begeleiders toe en bevestigen activiteiten in het systeem.

Locatiebeheerders: Verwijst naar de verschillende locaties waar activiteiten plaatsvinden, en bijbehorende contactpersonen. Makelaars kunnen locaties selecteren en toewijzen aan activiteiten, waarbij ze streven naar geschikte faciliteiten en een optimale locatie-ervaring voor deelnemers.

Begeleiders: Begeleiders worden door de makelaar toegewezen aan activiteiten en zijn verantwoordelijk voor het leiden en ondersteunen van deelnemers tijdens de activiteit. Zij zorgen voor een veilige en gestructureerde uitvoering van de activiteit, waarbij zij communiceren met de makelaar en andere betrokkenen om een soepele uitvoering te waarborgen.

Deelnemers: Deelnemers zijn degenen die de activiteiten bijwonen. Ze kunnen zich aanmelden voor een activiteit door een link te gebruiken die gedeeld is door bijvoorbeeld de makelaar, of door zich rechtstreeks aan te melden via het overzicht van alle activiteiten, dat ook kan worden getoond op andere websites door een aangeboden plugin.

Proces

Doel van het proces: Het doel van het proces is om activiteiten te organiseren en te faciliteren binnen het Mokum-systeem, waarbij locaties en begeleiders worden gekoppeld aan de activiteiten die door makelaars worden georganiseerd.

Gegevensverwerking en Privacy

Activiteiten Voor de organisatie van activiteiten binnen het Mokum-systeem worden de volgende gegevens verwerkt:

Locatiebeheerders Voor het beheer van locaties binnen het Mokum-systeem worden de volgende gegevens verwerkt:

Begeleiders Voor de toewijzing van begeleiders aan activiteiten worden de volgende gegevens verwerkt:

Deelnemers Voor de registratie en communicatie met deelnemers worden de volgende gegevens verwerkt:

Functioneel beheer (Account aanmaken)

1. Toegang tot Keycloak:
• Log in op Keycloak om toegang te krijgen tot het beheerdersgedeelte.
2. Realm selecteren:
• Kies het juiste Realm voor Mokum, zodat het nieuwe account in de juiste omgeving wordt aangemaakt.
3. Accountgegevens invoeren:
• Voer alle benodigde gegevens in voor het nieuwe account, zoals;
• Gebruikersnaam
• E-mailadres
• Naam
4. Instellingen configureren:
• Configureer de instellingen volgens de behoeften, bijvoorbeeld door gebruikersacties en groepstoewijzingen aan te passen.
5. Wachtwoord instellen:
• Stel een tijdelijk wachtwoord in voor het nieuwe account, zodat de gebruiker kan inloggen.
6. Communicatie:
• Communiceer het tijdelijke wachtwoord naar de gebruiker, zodat ze toegang hebben tot hun account.

Account toevoegen

Last modified by Figma System ⋅ 2 months ago

Procesdiagram: Account toevoegen

Activiteiten

1. Activiteit aanmaken:

De makelaar maakt een nieuwe activiteit aan in het Mokum-systeem, waarbij relevante informatie wordt ingevoerd. Bij opslaan van alle gegevens wordt de activiteit aangemaakt. Informatie die ingevoerd kan worden bij een nieuwe activiteit:

1. Naam (verplicht)
2. Omschrijving (verplicht)
3. Datum van aanvang en einde van de activiteit
4. Herhaal
• Als je de activiteit wilt herhalen, zie voor “Herhaal optie” gedetailleerde instructies.
5. Interne opmerkingen (Voor makelaars, niet publiek)
6. Gepubliceerd
• Als "Gepubliceerd" is aangevinkt, is de activiteit zichtbaar voor iedereen en kan er gebruik gemaakt worden van de agenda publicatie en plugin publicatie.
• Als "Gepubliceerd" niet is aangevinkt, is de activiteit alleen zichtbaar voor makelaars.

Plugin publicatie: Voor externe organisaties bestaat de mogelijkheid om een plugin te integreren op hun website, waardoor zij direct toegang krijgen tot de activiteiten die binnen het Mokum systeem worden aangeboden. Dit stelt hen in staat om een stukje code op hun eigen website te plaatsen, zodat de activiteitenlijst direct beschikbaar wordt voor hun bezoekers met de volgende informatie:

• Naam activiteit
• Begeleider van de activiteit
• Omschrijving van de activiteit
• Datums en tijden van de activiteit
• Knop "aanmelden" om direct aan te kunnen melden

Naast het tonen van een overzicht van alle activiteiten, biedt de plugin ook handige zoek- en filtermogelijkheden om gebruikers te helpen bij het vinden van relevante activiteiten:

• Zoekfunctionaliteit: Bezoekers kunnen de zoekfunctie gebruiken om activiteiten te vinden op basis van trefwoorden of specifieke termen.
• Filteren op locatie: Bezoekers hebben de mogelijkheid om activiteiten te filteren op basis van locatie.
• Filteren op begeleider: Bezoekers kunnen activiteiten filteren op basis van de begeleider.

Agenda publicatie: Wanneer gebruikers de detailweergave van een activiteit openen, hebben ze de optie om de activiteit toe te voegen aan hun agenda. Als ze hiervoor kiezen, wordt de activiteit toegevoegd aan hun agenda en kunnen ze de volgende informatie bekijken:

• Naam activiteit
• Naam begeleider
• Datum, tijd en duur
• Omschrijving
• Link voor de agenda publicatie

2. Activiteit beheren Zodra een activiteit is aangemaakt, heeft de makelaar toegang tot de volgende beheer opties:
• Locatie en begeleiders toewijzen:
• De makelaar kan een specifieke locatie voor de activiteit selecteren en begeleiders toewijzen aan de activiteit. Zodra de makelaar dit doet wordt er een uitnodiging per SMS verstuurd, de locatiebeheerder en begeleider dienen de uitnodiging te accepteren.

• Deelnemerslink delen:
• Er is een unieke link beschikbaar die gedeeld kan worden met potentiële deelnemers.
• Via deze link kunnen deelnemers zich aanmelden voor de activiteit.
• De makelaar kan ook inzien welke deelnemers zich hebben aangemeld, inclusief hun naam en telefoonnummer.
• Berichten versturen:
• Vanuit de detailweergave heeft de makelaar de mogelijkheid om berichten te versturen naar deelnemers, locatiebeheerders en begeleiders, waardoor zij belangrijke informatie of verzoeken kunnen communiceren.

Herhaaloptie

1. Vink de "Herhaal" optie aan als je de activiteit wilt laten herhalen volgens een bepaald schema.
2. Selecteer de dagen van de week waarop de activiteit plaatsvindt door ze aan te vinken.
3. Voor elke geselecteerde dag, specificeer de begintijd en eindtijd van de activiteit op die dag.

Dit stelt het systeem in staat om de activiteit automatisch te herhalen volgens de opgegeven frequentie en planning, waarbij de begintijd en eindtijd per dag worden gespecificeerd. Vervolgens kun je individuele sessies toevoegen voor specifieke datums en tijden door naar het gedeelte “Sessies” te gaan.

Activiteiten

Last modified by Figma System ⋅ 2 months ago

Procesdiagram: Activiteiten

Locatiebeheerders

1. Locaties aanmaken:
• De makelaar vult de benodigde gegevens in om een nieuwe locatie aan te maken, waaronder:
• Naam (verplicht)
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Adresgegevens
• Notitie

2. Inzichtelijkheid in lijstweergave:
• Na het aanmaken van een locatie zijn de ingevoerde gegevens zichtbaar in de lijstweergave.
• Voor elke locatie is er een link beschikbaar om de locatie toe te voegen aan de persoonlijke kalender.

Begeleiders

1. Begeleiders toevoegen:
• De makelaar voert de volgende gegevens in om een nieuwe begeleider toe te voegen:
• Naam (verplicht)
• Telefoonnummer
• E-mail
• Notities over de begeleider
• Optie om de begeleider onzichtbaar te maken voor andere gebruikers

2. Inzichtelijkheid in lijstweergave:
• Na het toevoegen van een begeleider zijn de ingevoerde gegevens zichtbaar in de lijstweergave, tenzij de begeleider onzichtbaar is gemaakt.

Deelnemers

Aanmeldpagina voor deelnemers: Op de aanmeldpagina hebben deelnemers de mogelijkheid om zich in te schrijven voor een specifieke activiteit.

1. Aanmelden voor een activiteit
• De deelnemer kan onderstaande informatie over de activiteit inzien:
• Naam van de activiteit
• Datum, tijd en duur
• De deelnemer voert onderstaande gegevens in om zich aan te melden voor de activiteit, als de contactpersoon ervoor kiest kinderen toe te voegen dienen er extra gegevens ingevuld te worden:
• Naam contactpersoon (verplicht)
• Mobiele telefoonnummer (verplicht)
• Naam kind (verplicht)
• School (verplicht)
• Groep (verplicht)
• Toestemming privacybeleid (verplicht)

In het geval dat bovenstaande gegevens zijn ingevuld kan de deelnemer op de knop “Aanmelden” om de aanmelding te voltooien.

← Vorige

Begeleiders beheren

Volgende →

Op deze pagina

• Procesbeschrijving
• Proces
• Gegevensverwerking en Privacy
• Functioneel beheer (Account aanmaken)
• Activiteiten
• Herhaaloptie
• Locatiebeheerders
• Begeleiders
• Deelnemers